Нужно ли вести журнал регистрации приказов

Содержание
  1. Книга приказов: как вести правильно, образец
  2. Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
  3. Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
  4. Титулка
  5. Список ответственных работников
  6. Главный раздел
  7. Ведение журнала регистрации
  8. Ведение журнала в электронном виде
  9. Ответственные за ведение
  10. Как и сколько времени хранить журнал
  11. Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя
  12. Для чего нужен журнал регистрации приказов?
  13. Виды журналов регистрации
  14. Почему необходимо ведение журнала
  15. Структура и содержание журнала приказов работодателя
  16. Законодательная база для учета документации
  17. Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления
  18. Порядок оформления
  19. Регистрация приказов
  20. Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности
  21. Какие локальные акты регистрируются в журнале
  22. Образец книги приказов по основной деятельности
  23. Образец книги регистрации приказов по основной деятельности
  24. Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец 2019-2020 года
  25. Обязанности
  26. Обязательно ли иметь журнал регистрации приказов по личному составу
  27. Функционал
  28. Журнал учета приказов вести обязательно на предприятии
  29. Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести
  30. Зачем регистрировать приказы
  31. Как оформить
  32. Как заполнять журнал регистрации приказов
  33. Как вести журнал регистрации приказов
  34. Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде
  35. Нюансы

Книга приказов: как вести правильно, образец

Нужно ли вести журнал регистрации приказов

Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  • срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
  • большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  1. Т1 – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
  2. Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  • трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  • прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
  • перемещение между должностями;
  • совмещение сотрудника;
  • совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
  • порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
  • направление в командировку;
  • оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия. И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

  1. указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
  2. указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
  3. внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
  4. документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
  5. простановка печати фирмы;
  6. наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника.

Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

  • В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
  • К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
  • КМ – оформление командировок;
  • ЛС – распорядительные документы по личному составу;
  • О – предоставление любого из видов отпуска.

Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки.

Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость  в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет.

В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Приложение

Образец заполнения журнала учета приказов по личному составу

Источник: https://urlaw03.ru/trudovye/article/kniga-prikazov

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

Нужно ли вести журнал регистрации приказов

2ann.ru

Юридические ответы на жилищные вопросы

Нужна бесплатная консультация юриста?

Москва и московская область

8(499)110-74-89

› Документы

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Мнение эксперта

Озерова Марина

Юрист, специализация наследственные, семейные, жилищные делам

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
  • Для чего нужен журнал регистрации приказов?

    С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет. Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

    Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    • когда человек был принят на работу;
    • переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
    • привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    • дату и причину прекращения трудовых отношений.

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.

    Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности. Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.

    Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.

    Виды журналов регистрации

    Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.

    Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

    • касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
    • по вопросам организации и охраны труда;
    • кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
    • журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
    • и прочие.

    Журнал регистрации распоряжений образец:

    Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.

    Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

    Почему необходимо ведение журнала

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

    Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.

    Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.

    Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г.

    Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

    Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.

    Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников.

    Структура и содержание журнала приказов работодателя

    Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует. В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.

    Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.

    Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    • номер по порядку очередной записи;
    • дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
    • присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    • краткое содержание распорядительного документа;
    • кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
    • примечание;
    • подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;
    • могут быть и другие графы.

    Законодательная база для учета документации

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале.

    Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке.

    При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

    № п/пНормативный актОписание
    1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.
    2

    Источник: https://NotariusMoskva.ru/zhilishchnoe/kak-vesti-zhurnal-registracii-prikazov.html

    Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

    Нужно ли вести журнал регистрации приказов

    Последние изменения: Январь 2020

    Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

    Порядок оформления

    Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

    Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

    • на титульной странице;
    • на последнем листе;
    • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

    Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

    Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

    Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

    Регистрация приказов

     

    Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

    1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
    2. Название распорядительного документа.
    3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
    4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
      • отпуска;
      • приём или увольнение;
      • внесение изменения в штатное расписание;
      • перевод на другую должность;
      • назначение совмещения.
    1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
    2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

    Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

    Бесплатный вопрос юристу

    Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

    © 2020 zakon-dostupno.ru

    Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

    Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Нужно ли вести журнал регистрации приказов

    Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

    Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

    Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

    Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

    Среди целей ведения журнала можно выделить:

    • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
    • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
    • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

    В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

    Какие локальные акты регистрируются в журнале

    Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

    • вопросы хозяйственной деятельности;
    • систему планирования;
    • порядок и структуру отчетности;
    • выстраивание стратегии продаж;
    • задачи по расширению бизнеса.

    Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

    • назначении директора;
    • создании филиала;
    • введении штатного расписания;
    • утверждении правил трудового распорядка;
    • обеспечении коммерческой тайны;
    • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

    Образец книги приказов по основной деятельности

    Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

    Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

    На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

    На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

    граф примерно следующее:

    1. Порядковый номер документа.
    2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
    3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
    4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
    5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
    6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

    Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

    Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

    Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

    лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

    Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

    Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

    В ней не должно быть:

    • исправлений;
    • подчисток;
    • необоснованных зачеркиваний;
    • откорректированных записей;
    • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

    При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

    Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

    Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

    Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

    Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

    Источник: https://ppt.ru/forms/prikazi/journal

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец 2019-2020 года

    Нужно ли вести журнал регистрации приказов

    Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя.

    Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много.

    Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

    Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.

    :

    Журнал регистрации приказов — титульный лист

    Журнал регистрации приказов — лист с ответственными за ведение

    Журнал регистрации приказов по личному составу

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    Обязанности

    Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

    Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:

    • Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
    • Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
    • Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.

    Обязательно ли иметь журнал регистрации приказов по личному составу

    Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.

    • порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
    • дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
    • в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
    • должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
    • при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.

    Функционал

    К приказам по основной деятельности имеют отношение:

    • Документы о назначении руководителя на свою должность.
    • Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
    • Документы относительно формирования штатного расписания.
    • Документы о трудовом распорядке.
    • Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.

    Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

    Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.

    Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

    • Хозяйственной деятельности компании.
    • Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
    • Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.

    Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

    Журнал учета приказов вести обязательно на предприятии

    Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись». Регуляторная политика Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения.

    Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет. По причине разных периодов хранения, рекомендуется оформление одновременно двух форм журналов регистрации приказов.

    Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен.

    Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года.

    Если в графе есть специальная графа «примечание», то именно в ней указывается на допущенные неточности или ошибки. В графе «примечание» нужно обязательно указать, в какой графе сделана неверная запись, кто осуществил исправление (ФИО, подпись), дату, когда была сделано исправление. Защита от неправомерных изменений Применяются следующие меры для защиты документа от изъятий и вложений:

    • листы журнала по личному составу нумеруются, скрепляются печатью, прошнуровываются;
    • журнал заверяется уполномоченным лицом – либо начальником отдела кадров, либо же заместителем по управлению персоналом, или руководителем организации;
    • на узле шнуровки на последней странице журнала оставляется наклейка с оттиском печати организации или отдела кадров.

    Книга (журнал) регистрации приказов достаточно часто представляется в судебные органы в качестве доказательства действительной даты издания приказа ( в случае возникновения спора с работником о дате приказа, особенно, при применении дисциплинарных взысканий). Рекомендуем решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления прописать в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

    Можно ли присваивать номера по приказам через дробь? Регистрация документов {amp}amp;#8212; фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

    На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.

    • Номенклатура дел.

    Источник: https://bogunskaia.ru/zhile/elektronnyj-zhurnal-registracii-prikazov.html

    Зачем нужен журнал регистрации приказов и к его вести

    Нужно ли вести журнал регистрации приказов

       Ни одним российским правовым актом не установлена обязанность работодателя вести журнал регистрации приказов, однако ФСТ требует регистрировать все кадровые документы, носящие справочный характер.

    Иногда проверяющие или надзорные органы требуют предоставить копию приказа, которая, по сути, будет являться справочным документом, а потому как сам приказ несёт справочную информацию, регистрировать приказы всё же нужно.

    Зачем регистрировать приказы

    Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху.

    Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок.

    А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении.

    Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

    Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

    Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

    Пример

    В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

    Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

    Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.

    Как оформить

    Регистрационные журналы нужно оформлять при открытии нового дела или тома, если папка заполнена (максимум листов в деле – 250). Бланк журнала можно купить в магазине канцтоваров, заказать в типографии или распечатать самостоятельно (что дешевле, особенно, если документооборот в компании небольшой).

    В структуре журнала всего 2 элемента:

    • титульная страница;
    • таблица.

    На титульной странице должны быть указаны сведения:

    • название фирмы или ИП;
    • название структурного подразделения (в нашем случае «Отдел кадров»);
    • номер дела по номенклатуре;
    • номер тома;
    • название («Журнал регистрации приказов по…»);
    • дата открытия дела («Начат 01 сентября 2016г.»);
    • дата закрытия (прописывается вручную в день окончания);
    • количество листов (тоже пишется в день закрытия);
    • срок хранения (5 лет в отношении общих приказов, 75 – индивидуальных);
    • место оформления (город, посёлок и т.д.).

    Таблица должна содержать столбцы:

    • порядковый номер;
    • число приказа;
    • номер приказа;
    • ФИО и должность сотрудника (если приказ по персоналу);
    • сущность приказа (если он по основной деятельности);
    • примечание.

    Важно

    Если решите самостоятельно распечатать бланк, то можно подсчитать примерное количество листов с таблицей. Если в деле не может быть больше 250 листов, то и строк в журнале не будет больше этого количества. Разделите 250 на количество строчек, помещающихся на странице, получите требуемое количество страниц.

    Листы журнала пронумеруйте датером или вручную, прошейте их и скрепите прошивку пломбиром с указанием количества листов.

    Как заполнять журнал регистрации приказов

    При заполнении журнала нужно соблюдать условия:

    • порядковые номера начинаются с 1-го и продолжаются;
    • дата приказа должна соответствовать дате издания, а не оформления регистрационной записи;
    • в примечаниях можно указать на дополнительные документы и место их хранения, делать запись об аннулировании приказа;
    • должна соблюдаться хронология и последовательность номеров;
    • при обнаружении ошибки журнал закрывается вместе с делом.

    Для наглядности посмотрите, как заполняется журнал регистрации по дисциплине (пример заполнения скачать здесь). 

    Как вести журнал регистрации приказов

    Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

    • в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
    • распечатываем и визируем приказ;
    • стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

    Совет

    Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем, а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

    Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

    Можно ли журнал регистрации приказов вести в электронном виде

    Кадровик может пользоваться любой лицензированной компьютерной программой,ориентированной на кадры. Сейчас почти все программы содержат функцию формирования электронного регистрационного журнала: система сама присваивает номера приказам с возможностью редактирования. В любой момент журнал можно сформировать в программе и распечатать.

    Однако не стоит пренебрегать и бумажным вариантом по причинам:

    • возможный сбой системы;
    • смена программы;
    • обновление версии.

    Кроме того, при расхождении сведений в бумажном и электронном вариантах журнала, предпочтение отдаётся рукописной информации.

    Нюансы

      Нужно избегать коррекции записей в журнале (подчисток, приписок, зачёркиваний), это может быть признано ошибкой, что ведёт к закрытию дела. Чтобы избежать нареканий со стороны проверяющих и не закрывать дело, поступите банально: перепишите журнал без ошибок.

    Если есть необходимость оформить запись задним числом, например, если номер приказа был зарезервирован, но его реквизиты не обозначены в журнале, а под этим номером издан другой приказ, можно поступить так:

    • распечатать или завести новый бланк журнала, скопировав титульную страницу;
    • переписать строки до нужного номера;
    • вписать сведения о «забытом» приказе, присвоив ему порядковый номер с дробью (например, за номером 13 последует 13/1);
    • продолжить записи со следующего номера (по старому журналу).

    Не забудьте вложить приказ с дробным номером в папку, соблюдая хронологию.

    Совет

    Проверяющим не обязательно предоставлять оригинал журнала, достаточно заверенной копии. Однако в суде может потребоваться и оригинал.

    Источник: https://pravo-v-dele.ru/deloproizv/prikazy/zhurnal-registracii.html

    Ваш адвокат
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: