Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

Содержание
  1. Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
  2. Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
  3. Требования, предъявляемые к книге учета
  4. Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
  5. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей: прошивка и опломбирование, порядок заполнения и образец бланка
  6. Правовые основы
  7. Общие требования
  8. Приходно-расходная книга
  9. Книга учёта движения
  10. Журнал учета движения трудовых книжек: ответственность
  11. Регистрация трудовых книжек
  12. Ответственность
  13. Требования к внешнему виду Книги
  14. Заполнение Книги учета
  15. Порядок исправления записей
  16. Что делать, если раньше книга не велась
  17. Журнал ведения трудовых книжек: образец 2020 года
  18. Как заполнять журнал
  19. Как вести журнал
  20. Книга учета трудовых книжек
  21. Для чего нужна
  22. Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
  23. Срок хранения и уничтожение
  24. Где можно купить
  25. Зачем нужна книга регистрации трудовых
  26. Образец ведения журнала трудовых книжек
  27. Учет трудовых на предприятии — инструкция
  28. Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок
  29. Журнал перехода на электронные трудовые книжки
  30. Краткая информация об электронных трудовых книжках
  31. Особенности процедуры уведомления работников
  32. Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?
  33. Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ
  34. Как правильно оформить журнал
  35. Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно.

На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей: прошивка и опломбирование, порядок заполнения и образец бланка

Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

Журналы учёта трудовых книжек и их бланков – документы, обязательные к ведению на каждом предприятии (организации) и каждым предпринимателем, использующим наёмный труд. Порядок ведения журналов регламентирован законодательством.

Правовые основы

Трудовая книжка – важнейший документ для каждого человека, необходимый на протяжении всей трудовой жизни. Бланки трудовых книжек приравнены к бланкам строгой отчётности.

Обязанность по первоначальному оформлению и ведению книжек лежит на работодателе. На каждом предприятии (организации) должны быть в наличии пустые бланки на случай трудоустройства работника впервые.

В связи с этим законодательством установлены определённые требования к порядку учёта заполненных трудовых книжек и бланков.

Основными нормативными актами в этой сфере являются:

К обязанностям работодателя отнесено ведение:

  • приходно-расходной книги по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей в неё;
  • книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в неё.

Общие требования

Указанные книги должны быть:

  1. Пронумерованы, в том числе ручным способом, если отсутствует нумерация в типографском экземпляре или журнал формируется самостоятельно работодателем.
  2. Прошнурованы. Журналы должны быть прошнурованы ниткой (тонкой бечёвкой) таким образом, чтобы исключить возможность распадения журнала при нормальной эксплуатации. Прошнуровать книгу необходимо и в том случае, если книга изготовлена типографским способом и скреплена клеевым переплётом или скрепками. Шнуровка осуществляется не только для скрепления бумаги, но и для недопущения несанкционированного удаления или замены отдельных листов.
  3. Заверены подписью первого руководителя. Возможность заверения документа ответственным за его ведение лицом Правилами ведения и учёта трудовых книжек не предусмотрена.
  4. Скреплены сургучной печатью или опломбированы. Для надлежащего оформления указанных книг недостаточно традиционной заклейки “хвостиков” ниток бумажной полоской и постановки оттиска печати, хотя в большинстве случаев делается именно так. Речь идёт именно о сургучной печати по образцу тех, которые используются на почте, или специальной пломбе. Для постановки сургучной печати необходима специальная печатная форма и собственно сургуч. Опломбирование производится пломбиром, в качестве пломбы можно использовать изготовляемые полиграфическими компаниями специальные плёночные пломбы с уникальными идентификационными знаками и надписями.

Сургучная печать или пломба должны захватывать удостоверительную надпись, в которой необходимо указывать:

  • количество прошитых листов;
  • наименование должности первого руководителя;
  • подпись и расшифровку.

Работодатель может облегчить себе жизнь, приобретя изготовленные типографским способом полностью готовые к заполнению журналы с прошивкой и пломбировкой.

Применение сургучных печатей нецелесообразно в связи с неудобством использования и непрочностью материала.

Приходно-расходная книга

Приходно-расходная книга учитывает движение пустых бланков трудовых книжек и вкладышей и ведётся бухгалтерией работодателя. Обязанность по ведению книги закрепляется за конкретным сотрудником.

Информация в книгу вносится в табличной форме по графам и строкам:

  • в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
  • в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
  • в гр. 5 указывается наименование лица, от которого получены бланки (продавец, в т. ч. продавец-изготовитель) и лицо, которому они переданы (обычно кадровый работник, оформляющий трудовые книжки);
  • в гр. 6 приводится основание получения бланков (накладная, акт и т. п.);
  • в гр. 7-9 указываются соответственно количество полученных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серий и номеров (при получении бланков с идущими подряд номерами можно указывать через дефис) и уплаченные за бланки суммы;
  • в гр. 10-12 указываются соответственно количество переданных бланков трудовых книжек и вкладышей с отражением серии и номера и их стоимость.

Хранение приходно-расходной книги осуществляется наряду с прочей бухгалтерской документацией.

Книга учёта движения

Книга учёта движения трудовых книжек ведётся кадровой службой (сотрудником, ответственным за кадровую работу).

Книга также ведётся в табличной форме:

  • в гр. 1 указывается порядковый номер записи;
  • в гр. 2-4 проставляются соответственно число, месяц и год внесения записи;
  • в гр. 5 записывается полностью фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки или вкладыша;
  • в гр. 6 серия и номер трудовой книжки или вкладыша;
  • в гр. 7 указывается должность, профессия или специальность владельца трудовой книжки, по которой он был принят на работу (произошедшие впоследствии изменения не отражаются);
  • в гр. 8 приводятся первоначальные сведения о работе, определённые при приёме сотрудника;
  • в гр. 9 указываются реквизиты документа о приёме (приказ, распоряжение);
  • в гр. 10 расписывается лицо, ответственное за оформление трудовых книжек;
  • в гр. 11 отражается сумма, полученная от сотрудника за предоставленный ему бланк и первоначальное оформление книжки (если плата не взимается, проставляется прочерк);
  • в гр. 12 указывается дата выдачи трудовой книжки при увольнении (прекращении трудовых отношений);
  • в гр. 13 получивший трудовую книжку уволенный сотрудник должен расписаться.

Книга учёта движения находится в кадровой службе работодателя или ответственного за кадровое делопроизводство лица.

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно отчитываться перед бухгалтерией о количестве пустых бланков и вкладышей, а также о полученных за первоначальное оформление книжек и вкладышей средств с приложением подтверждающих документов (приходно-кассового ордера).

При уничтожении бланков и/или вкладышей в связи с их порчей составляется соответствующий акт.

Ведение учётных книг обычно не вызывает затруднений, но их отсутствие или допущенные при оформлении нарушения могут повлечь применение мер ответственности к работодателю со стороны правоохранительных органов или трудовой инспекции.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/zhurnal-ucheta.html

Журнал учета движения трудовых книжек: ответственность

Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу

Когда осуществляется прием человека на работу, специалист отдела кадров забирает его трудовую книжку. Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись.

Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может. Кроме того, существуют установленные правила заполнения книги учета.

Об этом поговорим подробно в текущей статье.

Регистрация трудовых книжек

Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки:

Процесс регистрации

  • людей, устроившихся на работу
  • а также, только что открытые

Когда книжка заканчивается, к ней открывается дополнительный вкладыш. Он вклеивается в основной документ и подлежит отдельной регистрации. Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.

Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.

Ответственность

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 – 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 – 50 000 руб.

Требования к внешнему виду Книги

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек.

Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине.

Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Журнал учета

Журнал учета книжек является сквозным, то есть он может вестись много лет. По окончании года нет необходимости заводить новую книгу. Законом установлены основные правила заполнения этого документа:

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа. Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.

Заполнение Книги учета

Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные:

Столбцы книги

  • первый столбец содержит порядковые номера всех поступивших в организацию документов
  • следующие три столбика включают информацию о дате приема сотрудников
  • в пятом столбце указывается: фамилия, имя и отчества полностью
  • шестая колонка обозначает серию и номер документа, принятого специалистом
  • седьмая графа включает в себя информацию о специальности работника. Также здесь обозначается категория и разряд, если они присутствуют
  • следующая колонка содержит полное наименование компании, в которую принимается человек
  • в девятом столбце обозначается номер приказа о приеме на предприятие
  • десятая колонка содержит подпись сотрудника ответственного за хранение документа. Она свидетельствует о принятии документа
  • следующая колонка обычно пустая. Заполняется она только, когда приобретается новая трудовая книжка. В ней обозначается сумма, которую заплатил человек за покупку документа
  • двенадцатая колонка содержит дату выдачи документа
  • подпись уволенного человека, свидетельствующая о получении книжки, ставится в тринадцатой колонке. Дата и подпись должны соответствовать дню увольнения человека. Иное может быть признано нарушением

Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем.

В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием. Соответственно строка 12 и 13 журнала будет содержать информацию об уведомлении, что поможет избежать ответственности.

Если работнику на предприятии оформлялся вкладыш, ему придется расписаться и за его получение отдельно.

Заверение руководством

В жизни встречаются ситуации, что уволенный работник просит отдать книжку родственнику, другу или коллеге. Следует понимать, что это возможно только при наличии соответствующей доверенности заверенной у нотариуса.

Без этого документа отдать трудовую книжку допускается в случае ухода из жизни работника. Но тогда родственник должен предоставить свидетельство о смерти и документацию, подтверждающую родственные связи.

В таком случае две последние колонки журнала должны содержать информацию: когда, кому и на каком основании был передан документ.

Писать в журнале допускается различными ручками. Возможный цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

Книга учета книжек обязательно должна быть заверена руководителем предприятия. Подпись ставится на оборотной стороне.

Для этого специально приклеивается прямоугольный листок с обозначением количества листков. Такой журнал ведется до тех пор, пока не закончится.

Когда заполнен последний листок, ставится подпись и дата ее окончания. После этого она передается в архив. Хранится журнал учета на протяжении 75 лет.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

  • Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
  • На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: “исправленному верить”. Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки. Подобные действия будут приравнены к нарушению.

Что делать, если раньше книга не велась

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения.

Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине.

При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В некоторых случаях людям временно необходимо забрать трудовую книжку у работодателя. К примеру, для оформления каких то документов. Раньше закон запрещал это делать.

Но начиная с 2015 года подобные действия стали возможны. Ответственный сотрудник в таком случае должен сделать отметку в колонке 12 о временной выдаче документа.

Когда работник вернет его, потребуется сделать новую запись, свидетельствующую о возобновлении хранения книжки.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek.html

Журнал ведения трудовых книжек: образец 2020 года

Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

Статья акутальна на: Август 2020 г.

При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.

В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.

Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.

Как заполнять журнал

Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:

РеквизитКак заполнять
Колонка № 1Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке.

Данные отражают по имеющимся на хранении у компании трудовым книжкам и незаполненным вкладышам к ним.

Графы 2-4 журнала учета трудовых книжекОтведены для обозначения даты поступления к работодателю очередного кадрового формуляра (вписываемая дата должна совпадать с моментом приема на должность или днем открытия новой трудовой)Колонка № 5Указывают Ф.И.О. владельца трудовойГрафа 6Фиксируют серию и номер регистрируемых бланковГрафа 7 журнала регистрации трудовых книжекСодержит набор информации о занимаемой должности владельцем трудовойКолонка 8Обозначает структурное подразделение, в котором трудоустроен сотрудникГрафа 9Раскрывает реквизиты приказа о приеме человека на вакантное местоКолонка 10Кадровый инспектор своей подписью подтверждает факт приема документов на ответственное хранениеГрафа 11Обозначает данные учета трудовых книжек, связанные с полученным работодателем денежного возмещения стоимости чистого бланка трудовой от принятого работника без официального стажаПоследние колонкиОтведены для фиксации сведений о движении документации уволенных работников: здесь вписывают дату возврата формуляра его владельцу, ставят подпись работника, удостоверяющую факт выдачи ему трудовой книжки.

Как вести журнал

Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.

Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.

Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.

При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.

Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:

  • важный момент, как прошить книгу учета движения трудовых книжек: переплет должен быть твердым;
  • страницы нумеруют и шнуруют для исключения возможности несанкционированного изъятия заполненных листов;
  • есть особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых книжек: руководитель фирмы проставляет удостоверительную надпись, рядом с которой указывает количество страниц в документе.

Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.

Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.

Поле для подписи работника может содержать:

  • подпись получателя трудовой книжки;
  • пустое место, если работник не явился для получения документов;
  • реквизиты акта об отказе в росписи.

Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжек Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Для чего нужна

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых образецДля учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Учет трудовых на предприятии — инструкция

Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.

  • 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  • 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая колонка отводится для серийного номера.

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.Книга учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  • 8 – наименование отдела организации;
  • 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
  • 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  • 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.

Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок

Образец как исправить ошибкиВедут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:

  • Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  • «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.

Источник: https://TrudGid.ru/trudovaya-knizhka/zhurnal-vedenija-trudovyh-knizhek-obrazec-2020-goda.html

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Журнал учета трудовых книжек обязательно ли его вести

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников.

Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

  • внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
  • технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
  • письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г.

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

  • Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
  • Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
  • Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

  • полное и краткое наименование организации или ИП;
  • название документа;
  • дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

  • порядковый номер записи;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
  • отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
  • подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
  • дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
  • Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

  • Документ нужно прошнуровать.
  • Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
  • Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.
  • Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
  • В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Ваш адвокат
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: